Mehr Kontrolle im E-Mail Rechnungsversand – ohne Umwege

Der Versand von E-Mail-Rechnungen wird häufig an externe Dienstleister ausgelagert. Das Versprechen: mehr Effizienz, mehr Transparenz, weniger Aufwand. Auf dem Papier klingt das überzeugend. In der Praxis zeigt sich jedoch schnell, dass zusätzliche Systeme auch zusätzliche Komplexität mitbringen.Dieser Beitrag zeigt, warum ein integrierter Rechnungsversand mehr Kontrolle, Transparenz und Effizienz ermöglicht.

Zu Beginn wirkte die externe Lösung modern. Neue Schnittstellen, angepasste Prozesse, ein frischer Anstrich. Doch mit dem laufenden Betrieb traten die Einschränkungen deutlich zutage.

Wenn Kontrolle verloren geht

Mit der Auslagerung des Versands verliessen die E-Mails das eigene System – und damit einen zentralen Teil der Steuerung. Der Versandzeitpunkt von Rechnungen und Mahnungen lag nicht mehr vollständig in der eigenen Hand. Zustellungen erfolgten zu unterschiedlichen Tageszeiten oder mit Verzögerung.

Gleichzeitig führte jede versendete E-Mail zu einer automatischen Rückmeldung. Was als Transparenz gedacht war, entwickelte sich rasch zu einem unübersichtlichen Mailaufkommen.

Hinzu kam eine zusätzliche Schnittstelle. Sie musste betrieben, gewartet und finanziert werden – und erhöhte die Abhängigkeit vom externen Anbieter.

Das Fazit nach einiger Zeit: So einfach war diese Lösung nicht.

Ein neuer Blick auf den Prozess

Im Austausch zwischen Fachbereich und IT wurde der bestehende Versandprozess grundsätzlich hinterfragt. Die zentrale Frage lautete: Lässt sich der Rechnungsversand nicht direkter, klarer und zuverlässiger abbilden?

Die Antwort darauf war kein Schnellschuss, sondern ein durchdachtes Konzept.

Integriert statt ausgelagert

Die entwickelte Lösung ist vollständig in die bestehende Systemlandschaft integriert. Dadurch lässt sich der Versand präzise steuern:

• Versandzeitpunkte können tages- und stundengenau festgelegt werden.
• Der Zustellstatus jeder Rechnung ist jederzeit nachvollziehbar.
• Rückmeldungen wie Abwesenheitsnotizen oder Zustellfehler werden automatisch erkannt, strukturiert verarbeitet und übersichtlich dargestellt.

Statt unstrukturierter Postfächer entsteht eine klare Prozesssicht.

Entlastung im Alltag

Die Auswirkungen zeigen sich direkt im Tagesgeschäft:

• Abwesenheitsmeldungen können ohne manuellen Aufwand abgeschlossen werden.
• Mehrere Rechnungen lassen sich gesammelt erneut versenden.
• Bei ungültigen E-Mail-Adressen wird ein Folgeschritt ausgelöst – inklusive Druck der Rechnung, Begleitschreiben und Dokumentation im CRM.

Weniger Klicks, weniger Umwege, weniger Abstimmung.

Klarer Nutzen

Der Verzicht auf einen externen Versanddienstleister reduziert Schnittstellen, senkt laufende Kosten und schafft Unabhängigkeit. Vor allem aber bringt er eines zurück: Kontrolle.

Der Fall zeigt, dass die vermeintlich einfache Lösung nicht immer die effizienteste ist. Nachhaltige Prozesse entstehen dort, wo Systeme integriert, Abläufe klar definiert und Verantwortung bewusst übernommen wird.

Für weitere Informationen kontaktiert gerne Ekaterina Gateva.