Der Versand von E-Mail-Rechnungen wird häufig an externe Dienstleister ausgelagert. Das Versprechen: mehr Effizienz, mehr Transparenz, weniger Aufwand. Auf dem Papier klingt das überzeugend. In der Praxis zeigt sich jedoch schnell, dass zusätzliche Systeme auch zusätzliche Komplexität mitbringen.Dieser Beitrag zeigt, warum ein integrierter Rechnungsversand mehr Kontrolle, Transparenz und Effizienz ermöglicht.
Zu Beginn wirkte die externe Lösung modern. Neue Schnittstellen, angepasste Prozesse, ein frischer Anstrich. Doch mit dem laufenden Betrieb traten die Einschränkungen deutlich zutage.
Wenn Kontrolle verloren geht
Mit der Auslagerung des Versands verliessen die E-Mails das eigene System – und damit einen zentralen Teil der Steuerung. Der Versandzeitpunkt von Rechnungen und Mahnungen lag nicht mehr vollständig in der eigenen Hand. Zustellungen erfolgten zu unterschiedlichen Tageszeiten oder mit Verzögerung.
Gleichzeitig führte jede versendete E-Mail zu einer automatischen Rückmeldung. Was als Transparenz gedacht war, entwickelte sich rasch zu einem unübersichtlichen Mailaufkommen.
Hinzu kam eine zusätzliche Schnittstelle. Sie musste betrieben, gewartet und finanziert werden – und erhöhte die Abhängigkeit vom externen Anbieter.
Das Fazit nach einiger Zeit: So einfach war diese Lösung nicht.
Ein neuer Blick auf den Prozess
Im Austausch zwischen Fachbereich und IT wurde der bestehende Versandprozess grundsätzlich hinterfragt. Die zentrale Frage lautete: Lässt sich der Rechnungsversand nicht direkter, klarer und zuverlässiger abbilden?
Die Antwort darauf war kein Schnellschuss, sondern ein durchdachtes Konzept.
Integriert statt ausgelagert
Die entwickelte Lösung ist vollständig in die bestehende Systemlandschaft integriert. Dadurch lässt sich der Versand präzise steuern:
Statt unstrukturierter Postfächer entsteht eine klare Prozesssicht.
Entlastung im Alltag
Die Auswirkungen zeigen sich direkt im Tagesgeschäft:
Weniger Klicks, weniger Umwege, weniger Abstimmung.
Klarer Nutzen
Der Verzicht auf einen externen Versanddienstleister reduziert Schnittstellen, senkt laufende Kosten und schafft Unabhängigkeit. Vor allem aber bringt er eines zurück: Kontrolle.
Der Fall zeigt, dass die vermeintlich einfache Lösung nicht immer die effizienteste ist. Nachhaltige Prozesse entstehen dort, wo Systeme integriert, Abläufe klar definiert und Verantwortung bewusst übernommen wird.
Für weitere Informationen kontaktiert gerne Ekaterina Gateva.
Melanie Röthlisberger leitet den Customer Service von enersuisse in Dietikon. Gemeinsam mit ihrem Team sorgt sie dafür, dass die Kundinnen und Kunden von EKZ und Primeo Energie immer ein offenes Ohr für ihre Anliegen finden.
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